2020年は店舗管理システムを見直そう ～マネージャー必見～
チェーン店のエリアマネージャーなど複数店舗をマネジメントしなければならない立場のビジネスパーソンは、売上管理やスタッフの教育、商品構成に在庫管理、本部との連絡…と、業務が多く忙殺されていらっしゃるのではないでしょうか。さらには社内会議や各店舗の課題解決方法の検討など、オフィスでの業務も少なくありません。
現場に足を運ぶことでしか得られない情報もありますが、常に店舗すべてを回って情報やコミュニケーションを取っていたのでは疲弊してしまいます。
そこで本コラムでは、複数店舗の管理を効率化してくれる「店舗管理システム」についてご紹介します。
店舗管理システムの乗り換えをご検討中の部門長など上位管理職の方にも、お参考にしていただける内容となっておりますので、ぜひご覧ください。
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店舗管理システムとは
店舗管理システムとは、売上や商品の仕入れ・在庫、従業員などの店舗運営に関わる資本の動きの管理を効率化し、質を向上してくれるソフトウェアのことです。
各店舗における資本の動きをデータ化して本部へ送り集計するなど、人手で店舗管理するのとは桁違いにスピーディに店舗の状況を把握できるようになります。
さらには、データ化された過去の資本の動きを分析することで未来の予測を立てたり、現状の店舗運営の課題を把握し改善につなげたりすることも行えるようになります。
近年は業種別の店鋪管理システムが提供されるようになり、種類も豊富になってきています。
複数店鋪の管理を1人で行うと必ず失敗する？
店舗管理システムがない場合、店鋪管理の業務は店長一人の肩に重くのしかかってきます。副店長を立てていても、店長の補佐や店長不在時の代理が副店長の役割であるため、店舗管理において店長には常にリーダーシップが求められます。
場合によっては1人の店長が複数店舗の管理を任されていることもあるでしょう。1店舗当たりの利益が大きくない場合、コスト面から店舗ごとに店長を一人ずつ置くことは難しいものです。
ただ、日本においても海外においてもチェーン店などで複数店舗を1人の店長に管理させることを成功させた企業の例はほとんど見られず、失敗に終わるケースが多いようです。
しかし、店舗管理システムを導入することで、売上や商品（仕入れ・在庫）、勤怠管理といった資本の動きを一括管理できるようになり、複数店舗を1人の店長が管理する制度を敷いても失敗しにくくなります。
店長側にもメリットがあり、これらの業務から解放されることでそれ以外の販促や教育などに注力できるようになります。
店鋪管理システムはなぜ必要？
複数店舗の管理に店鋪管理システムがあった方が良い理由をもう少し詳しく見ていきましょう。
本部側から見た必要性
店鋪管理システムがない場合、本部には以下のような課題が生じます。
- 各店鋪の状況がリアルタイムに把握できない
- 各店鋪から送られてきた報告データの数値にミスが多い
- 各店鋪から送られてきた報告データの集計やチェックに時間がかかる
- 各店舗への指示がきちんと通っているか把握できない
- 各店舗での問題点やアイデアをうまく吸い上げられない
人手で店鋪管理を行っていると起きてくる上記のような課題も、店鋪管理システムを導入することでデータ報告や集計を自動化でき、解決します。
また、本部からの指示や店舗間のコミュニケーションも店鋪管理システムを活用することでスム－ズに行えるようになります。
店鋪側から見た必要性
一方、店鋪側には、店鋪管理システムがないと以下のような課題が生じます。
- 店長が多忙でデータの報告が遅れてしまう
- 報告すべきデータに漏れや誤りが出てしまう
- 新人店長がデータ報告業務に慣れるまでに時間がかかる
- データの報告に時間が取られ、商品のチェックや接客、スタッフの教育がおろそかになってしまう
- 本部からの指示方法がメール・FAX・電話などバラバラで、対応が煩雑である
- 他店舗での成功例・失敗例などのノウハウを知る手段がない
- 店舗内のスタッフ同士のコミュニケーション不足
それまでは手作業で作成していた報告データも、店鋪管理システムを導入すればPOSレジなどから自動で収集・集計してくれ、本部への報告にかかる時間を短縮しミスを低減できます。
また、本部からの指示もすべて店鋪管理システムを通して届くため、対応が楽になります。
店鋪管理システムには、コミュニケーションを活性化する機能が搭載されているタイプもあり、それを活用すれば店舗内のスタッフ同士・店舗間で情報をやり取りすることもできます。
店鋪管理システムのメリット
前章でお伝えした内容を整理し、「本部」「店鋪」それぞれから見たメリットをご紹介します。
本部側から見たメリット
まず、本部側から見たメリットが主に次の三点です。
各店舗の売上・総売上の把握・管理がスピーディに行える
本部がもっとも知りたい「売上」を客単価・店舗別・エリア別・全店合計・時間帯別などさまざまな単位で集計してくれるため、状況を把握できます。売上目標の修正や売上が落ちている店舗の改善指示などもすばやく行えます。
各店舗の状況をスピーディに把握できる
売上のほかにも、発注や在庫の状況、従業員の配置状況など、店舗運営に関わる資本の動きを店舗からの報告を待たずに把握できるため、すぐに対策に向けて動き出すことが可能です。
各店舗への指示内容と実施状況を可視化し、把握できる
全店舗への一斉指示のほか、店舗ごとに行う指示があるのに加え連絡手段がメール・FAX・電話などバラバラであるケースでは、どの店舗にいつどんな指示を出したのかを把握するのが煩雑になります。
また、出した指示に対して店舗側がどの程度まで行動したのか、進捗を把握するためには逐一店舗に確認しなくてはなりませんでした。
店舗管理システムがあれば、各店舗に出した指示を一覧表示させたり、各店舗の対応進捗状況も把握することができます。
店鋪側から見たメリット
一方、店鋪側から見た主なメリットが次の二点です。
店鋪管理業務の負荷が減らせる
売上や商品の仕入れ・在庫、従業員の勤怠などの動きを把握するための作業負荷は大きなもの。人手で行うためどうしてもミスが起こってしまいます。店舗管理システムでは、こうした負荷を軽減できるのも大きなメリットです。
手が空いた時間を、接客・サービスの質の向上、従業員の教育や店鋪データの分析など、ほかのもっと重要な業務に当てることができます。
誰でも店舗管理業務が行えるようになる
本来は店舗管理業務を担うのは店長や副店長の役目ですが、店舗管理システムがあれば誰でも簡単に店舗管理業務が行えるようになります。そのため新人店長やパートアルバイトでもスムーズに店舗管理が行え、引き継ぎ時間を削減したり、店長が出張や休暇で不在にしても店舗管理が円滑に行えるようになります。
まとめ
店舗管理システムを導入することで人手で行う際にかかっていた時間や手間を削減でき、もっと有用なことにリソースを割けるようになります。
これまで店舗管理システムについて耳にしたことがあっても導入を見送ってきた企業様も、この機会に店舗管理の課題を洗い出し、店舗管理システムで解決できそうであれば導入を検討してみてはいかがでしょうか。
お困りごとがありましたら、お気軽にご相談頂ければと思います。
執筆者情報：
ユニリタ STORE＋チーム
株式会社ユニリタ ビジネスイノベーション部
多店舗管理ツール「STORE＋」のプロモーション担当チームです。
コミュニケーション情報を蓄積・共有・活用するシステムに長年携わってきたメンバーが、多店舗・多拠点の管理に課題を持つ方に、役立つ情報をわかりやすく発信することを心がけています。
