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リアル店舗をDX化する第一歩は、円滑なコミュニケーションづくりから

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リアル店舗をDX化する第一歩は、円滑なコミュニケーションづくりから

日本でも業界を問わずDX(Digital Transformation/デジタルトランスフォーメーション)が浸透してきました。

小売業におけるDXについては、社内の業務フロー改善や顧客体験(CX)向上、プロダクトの変革など、いくつかの切り口が考えられますが、取り組みやすいのがデジタル技術を活用して、本部と店舗間、店舗間、店舗内でのコミュニケーションを円滑化する方法です。

本コラムでは、リアル店舗をDX化する第一歩として、店舗管理ツールをコミュニケーション円滑化に活用する、具体的な方法をご紹介いたします。

 

 

【シーン1】本部からの業務連絡を各店舗に周知する

本部やエリアマネージャーから各店舗(店長)へ業務連絡を行い、店長からさらに各スタッフへ連絡を周知するシーンでは、本部からメールやFAXなどさまざまな方法で通知することで、受け取る側の管理が煩雑になり、自分には関係のない内容まで届き、すべてに目を通すのが大変で見逃しが生じるといった課題を抱えがちです。

DX前の課題(本部からの業務連絡を各店舗に周知する)

  • 本部からの業務連絡が、メールやFAX、ハガキなどバラバラな方法で行われるため、店舗側での対応が煩雑になってしまう。
  • すべての業務連絡が画一的に届くため、店舗によっては関係のない内容も含まれており、閲覧した時間が無駄になってしまう。
  • 本部からの業務連絡が大量に届くため、重要な通知を見逃してしまうことがある。後から探すのも大変…。

DXによってこう変革する(本部からの業務連絡を各店舗に周知する)

「プッシュ通知」「業務連絡のカテゴリ分け」「チャット」が可能な店舗管理ツールを活用して業務連絡を行うように変更することで、店長や店舗スタッフの負担が改善されます。

  • プッシュ通知で、新しい業務連絡にすぐに気づけるようになる。
  • 届いた業務連絡がカテゴリごとに整理して表示されるので、見逃した業務連絡や過去の業務連絡の確認がしやすくなる。
  • アルバイトも含め、仕事専用のチャット内でスタッフ全員へ業務連絡を周知できるようになる。

 

【シーン2】各店舗から売上や清掃などの報告を受け、本部で集計する

日次の売上や店舗の清掃、飲食店ならQSCチェックシートやお客様アンケートなど、各店舗からの報告を受け、本部でデータを集計するシーンでは、店舗側がExcelファイルなどで報告用のデータを作成する手間がかかるほか、集計する本部側もファイルを一つひとつ開いてデータをコピーし、集計する作業が負担になりがちです。

DX前の課題(各店舗から売上や清掃などの報告を受け、本部で集計する)

  • 店舗側にとっては、報告用のファイル作成やFAX送信などが手間になってしまう。
  • 本部側にとっては、メールに添付されているExcelファイルなどを一つひとつ開いてデータをコピーし、集計する作業が手間になってしまう。
  • FAXで送られてくるデータ集計は、入力作業から行わなくてはならず、時間がかかってしまう。

DXによってこう変革する(各店舗から売上や清掃などの報告を受け、本部で集計する)

「報告用の入力フォーム」「データのCSV出力」機能が付いた店舗管理ツールを活用すれば、店舗・本部ともに作業工数を削減でき、ミスの発生を低減して業務効率化につながります。

  • 店舗側は、ツール上でフォーム入力するだけで報告を完了できるようになる。
  • 各店舗からフォームで入力されたデータがツール上で自動集計されるため、本部の集計作業が不要になる。
  • 集計データをCSV出力して、レポート作成や分析が行えるようになる。

 

【シーン3】本部から各店舗へ作業を指示する

本部から各店舗へ作業を指示するシーンでは、店長が作業指示を確認したかどうかの確認から始まり、実際に作業が完了したのか、完了していないのならどこまで進んでいるかという進捗状況の確認やリマインドに手間がかかりがちです。

DX前の課題(本部から各店舗へ作業を指示する)

  • 本部からの作業指示が、メールやFAX、ハガキなどバラバラな方法で行われるため、優先度や期日の管理がしづらく、作業漏れが発生してしまう。
  • 本部にとっては、各店舗への確認作業が手間になってしまう。
  • 本部にとっては、全体の進捗状況の把握がしづらい。

DXによってこう変革する(本部から各店舗へ作業を指示する)

個人ごとの作業指示をカレンダー登録できる店舗管理ツールを活用することで、上記のような課題を解決でき、業務効率化につながります。

  • 本部から各店舗への作業指示を、個人ごとにカレンダーへ登録できるようになる。
  • 指示を受けた担当者は、自分のカレンダーさえ見れば期日と作業内容を把握できるようになる。
  • 作業の未実施者には自動的にプッシュ通知でリマインドされるようになる。
  • 本部側は、全体の進捗状況を一目で把握できるようになる。

 

【シーン4】店舗内のスタッフ同士のコミュニケーションを活性化

お客様と接するリアル店舗では、スタッフ同士の人間関係が良いかどうかがなんとなくお客様にも伝わってしまうもの。スタッフ同士のコミュニケーション活性化は多くの店舗で課題となっているでしょう。ただ、業務が忙しかったりシフトが合わなかったりして、交流を深める機会を持つのはなかなか難しいものです。
そこで、デジタル技術を活用してちょっとした感謝の気持ちを伝え合ったり、Webミーティングを開催することをご提案します。

DX前の課題(店舗内のスタッフ同士のコミュニケーションを活性化)

  • スタッフに伝えたいことがあるが、シフトの関係でなかなか会えない。かといって文書で伝えようとすると、かえって時間がかかってしまう。
  • 普段は忙しかったり照れくさかったりしてなかなか言葉にできない感謝の気持ちをスタッフに伝えたい。
  • 店舗の連絡事項をアルバイトスタッフにも伝えたいが、プライベートのチャットなどを使うのは避けたい。
  • 店舗内での課題について、スタッフ同士で話し合う場を設けたい
  • シフトの関係で、顔を合わせることが少ないスタッフ同士も含め、店舗内の従業員同士でも交流を深めたいが、なかなか機会を作れない。

DXによってこう変革する(店舗内のスタッフ同士のコミュニケーションを活性化)

「グループチャット機能」「Webミーティング機能」「サンクスカード機能」が搭載された店舗管理ツールを活用することで、業務連絡はもちろん、日々の業務の中で感じた感謝の気持ちを伝えることもできるようになり、店舗内のスタッフ同士のコミュニケーションを活性化できます。

  • 資料共有もできるWebミーティングで、顔を見ながらスタッフ同士でコミュニケーションが取れるようになる。
  • プライベートのチャットなどに個人宛の指示などが届くことがなくなり、指示や連絡はすべて店舗内の従業員全体で共有できるオープンな環境になる。
  • 写真にメッセージを添えたサンクスカードを従業員同士で送り合え、モチベーションアップにつなげられる。

 

【シーン5】ディスプレイ指示の報告を各店舗から受け取る

本部から各店舗へ指示したディスプレイが、指示通りにできているかどうかを確認するシーンでは、実際の写真や動画で報告を受けるケースも少なくありません。
ただ、店舗側にとっては、スマートフォンやタブレットでディスプレイを撮影してメール添付して報告するのは手間ですし、本部側でも画像ファイルを一つひとつ開いて確認し、修正の必要がある場合は1件ずつやり直しを指示するのに時間がかかるといった課題を抱えがちです。

DX前の課題(ディスプレイ指示の報告を各店舗から受け取る)

  • 店舗側では、ディスプレイを作った後で、わざわざスマホやタブレットで撮影をしてメール添付し送信するのが手間になってしまう。
  • 本部側では、各店舗からの報告メールの添付ファイルを一つひとつ開いて確認するのに時間がかかってしまう。
  • ディスプレイの修正が必要な場合、1件ずつやり直しを指示するのに時間がかかってしまう。

DXによってこう変革する(ディスプレイ指示の報告を各店舗から受け取る)

ディスプレイ作業報告用の「カメラ機能」「画像自動保存機能」「差し戻しボタン」の付いた店舗管理ツールを活用することで、ディスプレイ報告・確認の作業効率が格段に向上します。

  • 店舗側は、カメラ機能で撮影したディスプレイをそのまま報告できるようになる。
  • 本部側は、各店舗からのディスプレイ報告画像を一覧で表示させ、やり直しが必要なものへのみ「差し戻し」ボタン一つで修正を依頼できるようになる。

 

まとめ

店舗管理ツールを活用すれば本部と各店舗とのコミュニケーションを円滑化でき、アイデア次第で上でご紹介した5つのシーン以外の「変革」も可能です。

また、「STORE+(ストアプラス)」のように、本部と店舗間だけではなく、店舗同士や、店舗内のスタッフ同士のコミュニケーションを活性化させる機能が搭載されたツールを選べば、店長同士の横のつながりが持て、成功事例の共有や新たな販促案などのイノベーションが生まれる効果も期待でき、生産性向上にもつなげられます。

自社のDXに迷っていらっしゃる小売業企業様は、第一歩としてぜひ、店舗管理ツールの導入を検討してみてください。

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https://www.youtube.com/embed/xkyXF_9abME

内野株式会社 様

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著者イメージ

執筆者情報:

ユニリタ STORE+チーム

株式会社ユニリタ ビジネスイノベーション部

多店舗管理ツール「STORE+」のプロモーション担当チームです。
コミュニケーション情報を蓄積・共有・活用するシステムに長年携わってきたメンバーが、多店舗・多拠点の管理に課題を持つ方に、役立つ情報をわかりやすく発信することを心がけています。

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