店舗運営を効率化するためのポイント
店舗運営業務は、接客のほか、売上管理や在庫管理、顧客管理、スタッフ管理などの管理業務もあり、多忙を極めます。
忙しいなかで業務を進めなければならない状況では、「どうしたら業務をもっと効率化できるか？」といった視点を持つことが難しいため、マニュアル通りや引き継ぎ当初に教わったやり方を、なんとなく踏襲してしまっていることが多いのではないでしょうか。
しかし、もしかしたら、非効率なやり方で時間を無駄にしているかもしれません。
今回は、店舗運営を効率化するためのポイントをご紹介いたします。
日々の業務の中の作業を見直す
まずは、業務そのものを見直し、無駄な作業がないかどうかを洗い出してみましょう。
店舗業務における無駄な作業としては、たとえば、次のようなものが考えられます。
- 指示しないとスタッフが動いてくれない
- 商品整理をどこまで行えば良いかの線引きがなく、延々と作業してしまう
- 複数スタッフで在庫確認など同じ業務を重複して行ってしまうことがある
- 発注などスタッフのミスを店長などがリカバーする時間が無駄になっている
- 本部からの指示が、電話、メール、FAXなどバラバラで対応に手間取ってしまう
このように無駄な作業が発生していることが明らかになれば、改善につなげ、業務効率化を進めることが可能です。
業務効率の改善、４つの視点「ECRSの原則」
業務効率を改善する際に活用したいのが「ECRSの原則」です。
「ECRSの原則」とは？
「ECRS（イクルス）の原則」とは、業務改善において必要な視点を時系列に並べたフレ－ムワークで、Eliminate（排除）、Combine（結合と分離）、Rearrange（入替えと代替）、Simplify（簡素化）の英語の頭文字を取ったものです。
もともと、製造業において生産性向上のために考案されたものですが、ECRSの原則を用いて業務改善に取り組むことで、大きな改善効果が得られるといわれています。
以下で、各ステップについて、詳しくご紹介します。
E…Eliminate（排除）
最初のステップは、業務から単純になくしても問題のない作業を排除するというものです。
過剰な報告や確認、サービスなどを見直し、それらが成果や付加価値につながっていない場合は廃止しましょう。
【Eliminateの取り組み例】
- 定時報告をなくす・減らす
- 報告用の資料作成をなくす
- 顧客満足につながっていないサービスを廃止する
C…Combine（結合と分離）
Eliminate（排除）が済んだら次に、Combine（結合と分離）を行います。
Combineは「結びつける」と訳されますが、「ECRSの原則」では「結合と分離」の意味で使われます。
具体的には、似ている業務同士を結合して集約したり、逆にこれまでは一緒に行っていた業務でも本質的に異なる業務があれば分離します。分離した業務を、さらに類似する業務に結合することで組み合わせを変え、作業工数の削減につなげます。
【Combineの取り組み例】
- 商品の補充と陳列整理を組み合わせて行う
- 接客のうち、商品説明と会計対応を分ける
- 関連性のあるミーティングや会議を一つにまとめる
R…Rearrange（入替えと代替）
Rearrangeは「再編成する」と訳されますが、「ECRSの原則」では「入替えと代替」の意味で使われます。
作業の順序を入れ替えることで効率化できないかという観点で見直しを行います。
【Rearrangeの取り組み例】
- 終礼をなくし、代わりに朝礼を行うことで時間をやりくりする
- 店長の確認が必要な業務を先に行う順番に変え、手戻りを減らす
- レジブースに置く物の配置を業務で使用する順番に置き変える
S…Simplify（簡素化）
最後に、同じ成果を出すために過程を簡素化できないかどうかを検討します。時間や労力のかかっているプロセスに関しては、システムやデジタルツールの導入による自動化も視野に、簡素化を進めましょう。
【Simplify（簡素化）の取り組み例】
- 報告用のテンプレートを整備する
- マニュアルなど情報共有のオンライン化
- スタッフ間のコミュニケーションを専用ツール上で行う
店舗運営支援ツールを利用する
前章でご紹介した「ECRSの原則」を活用すれば、店舗運営業務の効率改善効果が期待できます。
ただ、効率化のメスを入れるべきなのは業務そのものだけではありません。
店舗の管理業務を効率化できないかどうかも検討してみましょう。
店舗管理業務を手っ取り早く効率化する方法の一つが、デジタルツール（店舗管理システム）の導入・活用です。
店舗管理システムによって、具体的にどのように店舗管理業務を効率化できるかを以下でご紹介します。
商品管理作業を効率化・標準化
店舗管理システムをPOSレジや基幹システムと連携し、店舗管理システム上で仕入れや在庫などの商品管理を行うことで、業務を効率化できます。
また、店舗管理システムを活用することで、複数店舗での商品管理を標準化することも可能です。
仕入れ・在庫情報と売上をリアルタイムで把握できるようになるため、これらを分析した上での売り上げアップのための速やかな施策企画なども可能になります。
スタッフの勤怠管理の効率化
スタッフの勤怠管理とひとことで言っても、シフト作成や勤務時間の集計から不正打刻のチェックまで、とても煩雑な業務です。
店舗管理システムや勤怠管理システムを導入していない店舗では、タイムカードや月末にスタッフ個別に出勤簿を記入させてエクセルで管理するといった方法を採用されているかと思います。
ただこの方法には、不正打刻や不正申請が簡単に行えてしまうということと、集計作業に手間がかかりミスも起こり得るという二つの欠点があります。
店舗管理システムで勤怠管理を行えば、各スタッフが個別のアカウントでログインしたスマートフォンや事務所のPCなどから打刻を行い、システム上で自動集計されるようになるため、かなり効率化できます。
特に、来店客が集中する時間帯でのシフトの集中や早朝・深夜割増の計算などで頭を悩ませる必要がなくなります。
本部からの指示や通知対応の効率化
本部から各店舗への指示や通知といった業務連絡が、電話、メール、FAXなどバラバラな手段で行われていて、対応に手間取ってしまうことはありませんか？
これらを店舗管理システム上で行えば、店舗管理システムをチェックするだけですべての業務連絡をワンストップで確認できるようになります。また、返信も楽に行え、履歴も残るので業務効率アップが見込めます。
まとめ
多忙な店舗管理業務を行いながら、業務効率化にも取り組むのは、簡単なことではありません。ただ、効率化に成功すれば、多忙さが緩和されたり、もっと手をかけるべき業務に労働力を集約でき、顧客満足度につなげられるといったメリットが期待できます。
まずは、業務の見直しを行い、改善できる部分があれば改善を進めていきましょう。業務そのものの改善が限界まで進んだ後は、デジタルツールを導入してさらなる効率化を目指すのも一つの手段です。
お困りごとがありましたら、お気軽にご相談頂ければと思います。
執筆者情報：
ユニリタ STORE＋チーム
株式会社ユニリタ ビジネスイノベーション部
多店舗管理ツール「STORE＋」のプロモーション担当チームです。
コミュニケーション情報を蓄積・共有・活用するシステムに長年携わってきたメンバーが、多店舗・多拠点の管理に課題を持つ方に、役立つ情報をわかりやすく発信することを心がけています。
