本部と店舗間のコミュニケーションを活性化させるSTORE＋のご紹介【管理機能編】
店舗運営において業務の効率化は大きな課題となります。特に多店舗を展開されている企業では、店舗数が増加していくにつれ、管理者の方の負担も増していく傾向にあります。
「店舗からの問い合わせが多く処理しきれない」「店舗へ連絡したが情報が見られているか把握できない」など、これらの課題は管理者の負担を掛けるだけでなく、現場で働く店舗の従業員にも思わぬトラブルを招く可能性があります。
また、コミュニケーションの課題を放置していると、現状では大きな問題がなくても後々に企業全体に影響をあたえることも考えられます。
本記事では、多店舗展開されている企業の店舗管理者の方に、多店舗マネジメントをコミュニケーションの力で円滑に解決する店舗マネジメント支援サービス「STORE＋」の管理機能をご紹介します。
ユーザ機能のご紹介は、別の記事でご紹介していますので是非ご覧下さい。
店舗運営管理ツール STORE+（ストアプラス）はこちら！
STORE＋概要
STORE+ は、多店舗運営を行われている企業様向けに本部と店舗のつながりを強化する、コミュニケーションツールです。
各店舗への業務連絡や作業指示がメールや電話、Faxといった様々な媒体で行われているお客様におかれましては、実際に店舗で働かれているスタッフの方は情報が整理されず、いつまでに何をしなければならないかが把握しづらい状況にあるという課題を持っています。
STORE+は、業務連絡・指示のすべてをSTORE+を通して行っていただくことで、すべての情報の窓口となります。また、スタッフ間のコミュニケーションを活性化させるツールとしてもご利用いただけます。
コンテンツ管理
STORE+から通達、業務指示、ファイル共有、動画共有など、さまざまな方法で情報を届けることが可能です。また、情報がきちんと届いているか確認ができます。
お知らせ（業務連絡）
お知らせ」は、本部から全店舗や全社などに向けた業務連絡に使用します。
「お知らせ」の作成
「お知らせ」の作成は、以下の設定が可能です。
1.情報の公開先の指定
公開先のグループを指定することで、指定した宛先のみに情報を公開することができるので必要な情報を必要な人のみに届けることができます。
2.編集ツールの利用
本文は編集ツールを利用してテキストのサイズ、色の変更やリンクの挿入など文字装飾を行うことで、情報の受け取り手の方がより理解しやすい形で情報の伝達が可能となります。
3.カレンダー設定
キャンペーンやイベント情報を共有するために、ユーザのホーム画面にあるスケジュールカレンダーへの表示が可能です。
「お知らせ」の閲覧状況を確認する
発信した「お知らせ」の閲覧状況を確認することができます。
「未読」の方に閲覧を促すことで業務連絡の周知率は大幅に改善が可能です。
業務（タスク）
本部やエリアマネージャーから各店舗への業務指示は、各種報告、清掃、ディスプレイ指示、シフト管理など多岐にわたります。これらを口頭で指示をした場合、実際にタスクとして実行されるものもあれば、指示を出した人・指示を受けた人のどちらかがタスクを忘れてしまうといった事態も珍しくありません。また、メールやチャットで指示を出したとしても実施状況が把握できない、期日管理も難しいといった課題も出てきてしまいます。
「業務」では、本部から「店舗」や「個人」を宛先に指定して業務指示を行い、フォームを用いた報告や写真を用いたディスプレイ報告をさせる、などができます。
「業務指示」の発行
STORE＋では、業務指示の宛先を指定して期日を決め、必要であれば画像やファイルを添付して業務指示を出すことができます。下記画面では、各店舗に対して「添付画像を参考に、野菜でハート形にディスプレイください」と業務指示を出している例になります。
業務指示の実施状況のチェック
業務指示を出した方は、［管理］画面の［タスク］一覧の［進行状況］で指示した作業の実施率（実施状況）が確認できます。進行状況でフィルター表示することで報告者のチェックがしやすくなります。
ステータス
- 【進行中】 まだ作業が行われていない状態
- 【回答済み】作業済みで指示者の方のチェック待ち
- 【完了】 指示者の方が報告内容を確認しOKとした
【回答済み】のグループやユーザに対して、管理者の方は報告された業務に対するチェックを行います。そこで問題が無ければ【完了】を選択、やり直しが必要な場合は【差し戻し】を選択できます。【差し戻し】の際に、タスク内でチャットを利用してコメントを残すことができます。
ファイル
「ファイル」は、全社でファイルを共有したり、特定の店舗と個別で電子ファイルを共有できます。
- 前述したグループを作成することで、グループや店舗に所属している人だけに共有ができます
- ファイルの種類を問わず共有できます
- カテゴリを作成することでファイルを整理できます
ファイル共有におけるカテゴリ
ファイル共有は、予め作成した「店舗」や「任意のグループ」にファイルをアップロードします。
一般従業員の方は、自身が所属している「店舗」や「任意のグループ」にアップロードされているファイルのみ参照することができます。
一つのグループ・店舗に多数のファイルをアップロードしていくと、ファイルが多くなり、かつ用途の異なるファイルが混在してしまい探しにくくなります。
そこで、ファイルを用途別に整理するために「カテゴリ」を用意しています。
カテゴリは以下の作成が可能です。
① 店舗やグループ毎に作成できます
② 階層化できます
※ エクスプローラーのディレクトリのイメージとなります
「カテゴリ」の活用で、ファイルの保管場所をSTORE＋に統一し、整理が可能になります。このように店舗従業員が欲しい情報やマニュアルの共有場所を明確にすることで、これまで本部に電話で来ていた店舗運営に関わる簡易な問い合わせの減少が見込めます。
スクエア管理
「スクエア管理」では、お客様がご利用いただく環境固有の設定・管理が可能です。
ロールと権限
STORE＋ではデフォルトで4つのロールをご用意していますが、さまざまな利用方法や考え方に対応できるように、権限を自由に組み合わせたロールの作成が可能です。
一括設定
運営店舗の数や利用ユーザ数によっては、マスタ情報を画面から1件ずつ登録することは管理者の負担となってしまいます。そのためSTORE＋では、マスタ情報をCSVで一括登録・更新が行えます。
・インポート
管理者は、マスタ情報（ユーザの所属、グループ・店舗、グループラベル、ユーザ権限）をCSVで一括登録できます。
・エクスポート
管理者は、マスタ情報をCSVファイルでダウンロードできます。
グループ管理
STORE＋の主な機能は、「店舗」、「グループ」単位で利用します。
店舗
STORE＋上で利用する店舗を登録し、店舗に所属させるユーザを登録します。
また、店舗ごとに利用可能な機能を選択ができるので、店舗の従業員に使わせたい機能を設定できます。
グループ
グループは、店舗とは異なるグループ（メンバー）で［お知らせ］や［タスク］、［メッセージ］、［ファイル共有］をしたい場合に利用します。
ex：各店舗の横のつながりのための店長グループ、エリアマネージャのグループなど
他にも「店舗」と違い、グループの公開範囲とグループからの退出可否の設定ができます。
公開範囲について
グループの公開範囲を”すべてのメンバーに”することでSTORE+に登録された全ユーザーに公開されるグループにすることができます。基本的には1つだけ作成しますが、メッセージ（チャット）および、ファイル共有のグループをあえて分けて使用したい場合は、複数グループ作成して利用します。
ex：全社一括の情報発信、全社共通の問い合わせ窓口、ファイルの全社共有等
グループの公開範囲を”グループメンバーのみ”にすると作成するグループに所属するメンバーのみに公開されるグループになります。
グループラベル
グループラベルとは、ひとつひとつの店舗を複数の切り口（ラベル）でグルーピングすることで、「お知らせ」や「業務指示」における宛先の指定を簡素化できる機能です。
ex：地域、店舗形態、エリアマネージャー、ブランド等
詳細は「グループラベルについて」をご参照ください。
おわりに
本記事ではSTORE＋の管理者機能のご紹介をしました。ユーザ機能については、こちらの記事でご紹介しておりますので併せてお読みいただけると幸いです。
他にもSTORE＋では、スマートフォンやタブレットなどのアプリケーションを標準でご利用いただけます。こちらはブラウザ版と同じインターフェースで使うことができ、プッシュ通知を活用いただくことで新着情報に漏れなく気づくことができます。
本記事サービスの詳細説明・デモをご希望の方や実際にSTORE＋に触れて試したい方には、無料トライアルをご用意していますのでお気軽にお問い合わせください。
お問合せ先はこちら
お困りごとがありましたら、お気軽にご相談頂ければと思います。
執筆者情報：
ユニリタ STORE＋チーム
株式会社ユニリタ ビジネスイノベーション部
多店舗管理ツール「STORE＋」のプロモーション担当チームです。
コミュニケーション情報を蓄積・共有・活用するシステムに長年携わってきたメンバーが、多店舗・多拠点の管理に課題を持つ方に、役立つ情報をわかりやすく発信することを心がけています。
