店舗でのタスク管理の重要性　～店舗が抱える課題とその解決策～

2021/10/25

接客のほか、品出しや陳列、在庫管理、清掃、飲食店の場合は調理や材料の管理などまで、店舗におけるタスクは多岐にわたります。
特に、スタッフ数が多い店舗の場合、タスクの分担やそれぞれのタスク管理は煩雑になりがちです。

店舗でのタスク管理がうまくいっていないと、店舗運営の効率が落ち、ひいては来店客へのサービス品質も低下しかねません。

そこで今回は、店舗運営におけるタスク管理の重要性や、指示漏れ・作業漏れを解消する方法をご紹介いたします。

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店舗でタスク管理の重要な理由

「タスク管理が重要である」ということには、多くの方が同意するでしょう。
ただ、なんとなく「大事そうだ」と感じてはいても、「では、なぜ重要なのか？」と聞かれれば、答えに困ってしまう方も多いのではないでしょうか。

そもそも「タスク」とは？

そもそも「タスク」とは、何でしょうか？
これも、改めて聞かれると、正しく答えられる方は少ないかもしれません。

タスクという言葉は、もともと、コンピューターがプログラムを処理する際の処理単位を指す言葉です。そこから転じて、ビジネス用語としても「仕事を細分化したもの」という意味で使われるようになりました。

タスク管理は、なぜ重要なのか？

どんな業界・業種・業態であっても、タスク管理は重要ですが、特に店舗においてタスク管理が重要なのは、

一つの仕事を複数スタッフで分担する際に、タスクの重複や抜け漏れを発生させないため
一人のスタッフが複数の仕事をこなす必要があり、作業漏れを発生させないため
スタッフが各自、仕事の全体像を把握するため
各スタッフのタスクを、本部・店舗責任者・スタッフ間で共有するため
店舗のマネジメントにつながる

といった理由からです。

タスク管理は、個々のスタッフのためであり、さらに店舗をマネジメントする店長や副店長、複数店舗を統括するエリアマネージャーや本部のためでもあるのです。

店舗がタスク管理について抱える課題

このように、店舗におけるタスク管理は重要なものですが、現実問題として、タスク管理がうまく行えていないという店舗も少なくありません。

具体的には、次のような課題を抱えがちです。

タスクを把握できていない（スタッフ・店長）

店長などがスタッフにタスクを割り振り、指示を出しても、それを実際に行うスタッフの方で、きちんとすべてを把握できていないというケースです。
その結果、作業の抜け漏れや、次に取り組むべきタスクがわかっていないための無駄な作業が生じてしまいます。

また、店長など店舗マネジメントを行う側も、店舗全体のタスクを把握できていないと、店舗運営が非効率的になってしまいます。

指示したタスクの進捗状況がわからない

指示されたスタッフが、タスク内容をしっかり把握して取り組んでいたとしても、指示した側が進捗状況を把握できず、作業が進んでいるのか、それともまだ着手できていないのかがわからないという状態です。

マネジメントする側にとっては、個々のスタッフの作業進捗を把握するとともに、店舗全体、会社全体での進捗状況を掴む必要があります。

タスクに遅れが生じる

タスク管理がしっかりできていれば、着手や終了の遅れをいち早く察知して、スタッフに追加指示を出すことができます。
しかし、タスク管理ができていないと、作業漏れに気づけず、期日に対して遅れが生じる恐れがあります。

また、いちいち各スタッフの進捗状況確認を行うのにも手間がかかってしまいます。

指示したタスクに作業漏れが生じてしまう

前項から派生して、マネジメントする側がスタッフのタスクの遅れに気づけないまま期日を迎えてしまった場合は、作業遅れではなく作業漏れとなってしまいます。

その結果、店舗の利益が減ったり余計なコストがかかったり、お客様に迷惑がかかるなど、何らかの実害が生じる恐れがあります。

店舗でタスク管理の課題を解決するには

上記のような課題を放置すれば、店舗運営に支障をきたします。
タスク管理に課題を抱えていた方は、下でご紹介するような方法で早急に対策する必要があるでしょう。

タスクを可視化する

タスクをカード化してホワイトボードに張り出したり、デジタルツールを利用するなどして、スタッフにもマネジメントする側にも各自のタスクが見えるように可視化しましょう。

こうすることで、スタッフは各自のタスクを、マネジメントする側は店舗全体のタスクを把握できるようになります。

タスクの締切にバッファを持たせる

タスクの遅れや作業漏れなどを解消するため、タスクを振る際は、本当にタスクを終わらせていなければならない締切日よりも前に設定しましょう。

こうすることで、後述する進捗報告やリマインドの際に、進捗が遅れていたり作業に着手していなかったりしたことがわかった場合も、気づいた後すぐに取りかからせることで、大幅な遅れを生じさせずに済みます。

スタッフへ、タスク進捗報告を徹底させる

スタッフも接客などの本業に忙しいでしょうが、マネジメントする側がいちいちスタッフ一人ひとりにタスクの進捗状況を確認するのでは手間がかかり過ぎてしまいます。

スタッフの方からタスク進捗報告を行うよう、徹底させましょう。
たとえば、朝礼や終礼などの定時ミーティングで報告してもらったり、週1回程度、タスク報告の場を設けるなど、報告を定例化することで、スタッフの意識も高まるでしょう。

タスクの締切前にリマインドする

実際に設定したタスクの締切が来てしまう何日か前に、店長などのマネジメントする側から締切のリマインドを行いましょう。

リマインドに促されたスタッフが、未着手のタスクを思い出したり、タスクの遅れに気づいたりして作業を急ぐ…といった効果が見込めます。

タスク管理の専任者を設置する

基本的にタスク管理はマネジメントする側の店長や副店長などが行うべき仕事ですが、仕事量が多すぎてタスク管理にまで手が回らず、前章のような課題が生じているという場合には、スタッフの中にタスク管理を行う担当者を立て、管理してもらいましょう。

その際は、上でご紹介したようなタスク管理のポイントも併せて伝え、活用してもらうことで、タスク管理の負荷を軽減できるでしょう。

タスク管理のためのツールを導入・活用する

タスク管理の専任者を設けられるほど人員が潤沢にいない…という場合は、タスク管理が行えるデジタルツールを導入するのもおすすめです。
デジタルツールのメリットは、スタッフのスマホからもアクセスできるなど、いつでもどこからでもタスクを確認・管理することができて、利便性が高い点です。
もちろん、タスクの視覚化や共有も簡単に行えます。

無料で使えるツールも出ているので、試しに導入してみて、良ければより高機能の有料版に切り替えるなどしても良いでしょう。