本部から各店舗へのタスク依頼、業務連絡周知率100%を実現。タスクの進捗確認作業を半分以下の工数に削減する「STORE+」｜株式会社フラッグ様
株式会社フラッグでは、エシカルやサステイナブルをコンセプトとして、“style table(スタイルテーブル)” や “Ethical&SEA(エシカルシー)” などオーガニック化粧品を中心としたセレクトショップブランドを、パートナー企業とともにボランタリーチェーンとして展開しています。現在は全国に22店舗を展開しており、各店舗のオーナー企業に対して、バイヤーがセレクトしたコンセプトに沿った商品提供や、季節にあった施策立案からオペレーション機能および人材育成の支援など、店舗運営に必要な環境づくりの支援をしています。今の時代に求められる持続可能な環境づくりに向けて、持続可能な農業を推進するオーガニックな化粧品を提供することで、やさしいエシカル消費を価値として提供しています。
課題
●本部と店舗とのやり取りに使う無償版ビジネスチャットツールの機能に限界あり
ビジネスチャットツールは過去の情報が閲覧しづらく検索性も低い、タスク管理も難しい
●有償版ビジネスチャットツールだとユーザー課金となり、ビジネス成長の足かせに
解決策
●「STORE+(ストアプラス)」を導入し、本部と店舗のタスク管理を実現、業務連絡周知の徹底にも貢献
●情報が蓄積され、各店舗と情報を円滑に共有、問い合わせでも認識合わせが容易に
●コストを抑えて店舗展開を容易に、ビジネスの成長を阻害しない
導入メリット
本部と店舗間での情報伝達やタスク管理の基盤として、ユニリタが提供する店舗運営管理ツール「STORE+」を活用、ビジネスチャットツールによる情報共有で漏れてしまっていたタスクの認識率を100%に高めながら、本部が行う店舗への確認作業工数を半分以下に減らすことに成功。
目次
本部と店舗間の情報共有基盤としてのビジネスチャットツールに限界を感じる
同社では、起業当初から本部と店舗間の情報共有基盤として無料版のビジネスチャットツールを利用してきました。しかし、ビジネス拡大に応じて店舗数が増えてくるなか、過去の伝達事項や会話の内容などの履歴が参照できないなどビジネスチャットツールの情報共有基盤としての限界を感じていたと経営企画室 髙田 翔平氏は当時を振り返ります。
株式会社フラッグ
経営企画室
髙田 翔平氏
「ビジネスチャットツールに限った話ではありませんが、無料版のクラウドサービスについては機能制限もあり、必要な環境づくりに限界を感じていました。ビジネスチャットツールの有償版への移行を検討しましたが、ライセンス体系がユーザー課金となっており、今後の利用者数の増加を想定するとコスト増加が懸念事項でした。こうした背景からコストを抑えつつ、店舗間と柔軟に情報共有を行える新たな環境づくりを検討することにしたのです」と髙田氏は話します。
従来、使用していたビジネスチャットツールの有用性について、本部では一定の評価を得ていましたが、アルバイトの従業員を含む店舗スタッフでは、LINEなどに慣れている方が多く、ビジネスシーンでの採用が多くエンジニアに好まれやすいビジネスチャットツールは、使い勝手が良いとは言えない評価でした。
「一度解決した問い合わせについて、また同じ質問が寄せられるなど、過去の履歴に関する検索性も十分とは言えませんでした。本部から伝達した通知が既読になっているかどうかがわからず、本部からの依頼に対して返信がされているかを追跡するのも大変でした。また、全体のチャネルと店舗のチャネルを分けて情報発信したいなど、情報伝達に関してさまざまな改善したいポイントがあったのです」と情報共有の課題について髙田氏は説明します。
必要な機能が標準で装備、タスク管理が容易な「STORE+」を評価
株式会社フラッグ
オペレーション部 トレーナー
瀬尾千里氏
新たな環境づくりにおいては、店舗スタッフが使いやすいようスマートフォンやタブレットなどに対応したアプリがあるかどうかという視点とともに、コストパフォーマンスが良く、かつエンジニアによるカスタマイズが不要な基盤が求められていました。
「過去に、エンジニアが手を入れないと運用できず、エンジニアの退職に伴ってメンテナンスが困難になった経験もありました。担当者が変わっても運用し続けられるよう、カスタマイズせずに必要な機能が最初から揃っているものが必要だったのです」と髙田氏は語ります。オペレーション部 トレーナー 瀬尾千里氏も「ITに詳しくない現場のスタッフが多いため、移動中でもスマートフォンで簡単に伝達された情報や依頼を確認でき、入力できるような使い勝手の良いものが求められました」と語ります。
また、使い方の面では、日々店舗に依頼するタスクが柔軟に管理できることが大きな要件の1つでした。
「例えば、売り場のレイアウトを変更して写真を送って欲しいといすうタスクの依頼が定期的に発生しますが、ビジネスチャットツールだとすべての店舗の連絡をスレッドで確認して報告が来ているか確認しなければならず、追いかける作業が大きな負担となっていました。そのため、各店舗に依頼したタスクが着手されているかが確認しやすく、ToDo形式でタスク状況を確認できるものが理想的でした」と髙田氏は振り返ります。
そこで、Web検索やサービス比較サイトなどで調査するなかで注目したのが、ユニリタが提供する「STORE+」でした。ライセンス体系がユーザー数課金ではないため、将来的なユーザーの増加にも柔軟に対応でき、個人情報を扱う情報共有において高いセキュリティ性を担保できる基盤としても高く評価しました。
「われわれが求めていた情報共有基盤として期待する機能が『STORE+』には標準で実装されていました。また、Googleドライブで管理している各種データを連携させて柔軟に活用できる点もわれわれにとってはありがたかったです」と髙田氏は話します。
ITに不慣れな現場でもGoogleドライブはうまく使いこなせていたことで、既存環境と共存できる点も魅力的だったのです。結果として、本部と店舗間でのタスク管理含めた情報共有基盤として、「STORE+」が選択されることになったのです。
タスクの確認作業などを半分以下の工数に削減、タスクの抜け漏れを防止
現状は、22カ所にある店舗と本部をつなぐ情報共有基盤として「STORE+」が展開されており、本部および店舗側の管理者や店長、一部アルバイトも含めて70名ほどが活用しています。
一月ごとに数回実施される店舗での企画に関する情報共有を中心に、店舗内での課題や悩みなど個別の相談連絡、日報や月報の提出など事務的な連絡手段、そして店舗に依頼して回答を求めるタスク管理の基盤として活用しています。これまで利用してきたビジネスチャットツールは引き続きコミュニケーションツールとして、そしてファイルの置き場としてはGoogleドライブを併用している状況です。カスタマイズ不要で「STORE+」をすぐに運用が始められたため、ビジネスチャットツールからの移行作業もなく、検討開始から半年ほどで稼働に至っており、マニュアルを店舗に展開して運用開始のアナウンスをするだけで、すぐに現場でも使いこなすことができています。
展開するブランドごとに施策を実施する機会が多いため、ブランド別、店舗別、本部といった各グループでの情報共有が「STORE+」によって可能になっています。本部からのお知らせは1日平均で5件ほど、タスク自体は多いときには月20件ほどがやり取りされている状況です。
「売り場のレイアウトの変更はもちろん、セレクトショップとして多くの製品を扱っているため、価格変更の作業も頻繁に発生します。いつから変更してほしいといった依頼をタスクで管理することで、きちんと抜け漏れなく店舗に反映できるようになっています」と瀬尾氏は評価します。他にも、メーカー側から現場の声を聞かせてほしいという要望に対して、「STORE+」のアンケートフォーム機能を活用し、タスクとして依頼することで効率的に情報を収集することにも活用できています。
「STORE+」依頼機能画面
「STORE+」を導入したことで、朝の出勤のタイミングでスタッフがやるべきことを「STORE+」上でチェックできるようになり、カレンダーの情報も確認しながら店舗でのタスクが準備の段階で把握できる点は大きいと瀬尾氏は高く評価します。「移動時間中でも多くの情報をインプットしやすく、朝礼で伝えるべき情報が整理でき、現場へ情報を落とし込みやすいです」と瀬尾氏は話します。
また、管理面ではVMD(Visual Merchandising)の変更依頼のタスクが完了していない店舗へ対応のリマインドがしやすいなど、タスク管理の効果も実感している状況です。特にタスクの確認作業などは以前に比べて半分以下の時間で対応できるようになり、生産性の向上にも貢献しています。「ビジネスチャットツールの場合、伝達事項やタスクなどの情報がすべて流れてしまい、問い合わせがあれば過去履歴を探して返答する手間がかかっていましたが、今は「『STORE+』を見てね」と一言で済むようになりました。問い合わせの対応の工数も削減することができました」と髙田氏は評価します。
「STORE+」に重要なタスクを集約したことで確認漏れがなくなり、閲覧したかどうかの既読未読も判別できるようになりました。「以前はビジネスチャットツールで伝達した情報を確認したかどうかの連絡をすることもありましたが、現在は閲覧状況が可視化され瞬時に状況を判断できるようになっています。今でもビジネスチャットツールは利用しており、商品の納品遅延や納品タイミングなどの情報が盛んにやり取りされており、『STORE+』の5倍ほどの通知量になっています。本当に伝えるべき情報がビジネスチャットツール上のやり取りに紛れ込み対応漏れが発生することを防止すべく、現在は重要な情報伝達やタスクの依頼は『STORE+』で発信することで店舗に依頼したタスクが100%漏れなく認識してもらえるようになっています」と髙田氏は効果を実感しています。
本部側では業務連絡周知の徹底率をキーワードに店舗にタスク依頼を行っており、ブランド価値を低下させずに維持向上させることにも少なからず貢献している状況です。
「STORE+」導入イメージ図
使い勝手の面では、IT管理者がいなくとも本部メンバーだけで「STORE+」が運用できており、店舗側もマニュアルを見ずとも情報発信やタスクの進捗報告ができるなど、ツール運用に負担がかかっていないと好評です。「大きなトラブルもなく、ユニリタに問い合わせが発生するようなこともありませんでした。運用サポートがなくとも安定して利用できているのは、製品そのものの完成度が高い証でしょう」と髙田氏は評価します。
「STORE+」へのさらなる情報集約とともに、使い勝手をさらに向上させたい
今後については、ビジネスチャットツールやGoogleドライブなど他のツールは使いながらも、できる限り本部と店舗の情報に関しては「STORE+」に集約していきたいと髙田氏は話します。
「例えば、業務に関しては『STORE+』上のカレンダーに情報が入りますが、業務以外のスケジュールはGoogleカレンダーを利用しているメンバーも多いです。うまく連携させていくことで、これまで以上に店舗にとって欠かせない仕組みとなってくるはずです」と髙田氏は語ります。Googleドライブの「STORE+」への移行も、研修用の動画ファイルなど大容量なデータも少なくないため、容量制限などがうまく解消できれば「STORE+」のファイル管理に移行することも検討できると話します。
また、サマリー画面などで情報に対してタグ付けが可能となっていますが、タグ付けのルールが曖昧となっており、同じような情報ながら複数のタグが存在してしまっている現状について改善したいと髙田氏は語ります。
「しっかり発信側のルール設計を行うことで、現場に混乱なく情報を伝えていけるようにしたいです。また『STORE+』はブログのような形式で情報を発信できる柔軟性がありますが、情報を発信する側のノウハウに差があるため、中には伝わりにくいケースもあります。今後は情報発信時の記載情報をテンプレート化して発信する情報のクオリティを標準化させていきたい」と改善点も含めて今後について髙田氏に語っていただきました。
| 社名 | 株式会社フラッグ |
|---|---|
| 事業内容 | 小売店の立ち上げおよび運用コンサルティング事業の展開。および、地域や地球に配慮した商品の提供 |
| 設立 | 2020年1月23日 |
| URL | https://flag-support.jp/ https://styletable.jp/ ” style table ( スタイルテーブル)” https://ethicalsea.com/ “Ethical&SEA(エシカルシー)” |
お困りごとがありましたら、お気軽にご相談頂ければと思います。
執筆者情報：
ユニリタ STORE＋チーム
株式会社ユニリタ ビジネスイノベーション部
多店舗管理ツール「STORE＋」のプロモーション担当チームです。
コミュニケーション情報を蓄積・共有・活用するシステムに長年携わってきたメンバーが、多店舗・多拠点の管理に課題を持つ方に、役立つ情報をわかりやすく発信することを心がけています。
