業務のルーティン化やタスク管理の基盤として活用本部と店舗の業務＆コミュニケーション基盤として活躍する「STORE+」｜株式会社グローバルセレクション様

2023/05/11

業務のルーティン化やタスク管理の基盤として活用
本部と店舗の業務＆コミュニケーション基盤として活躍する「STORE+」

スマートフォンをはじめとしたデバイスや周辺アクセサリーの販売や各種サービスを全国の店舗にて展開している株式会社グローバルセレクションでは、本部から店舗に向けた情報伝達や店舗からの報告業務、タスク管理のための基盤として、ユニリタの店舗運営管理ツール「STORE+」を導入。店舗における状況把握や本部と店舗の円滑なコミュニケーション基盤として役立っています。

課題

●チャットツールでは新しい情報が次々と発信され情報が埋もれてしまい、必要な情報が伝わらない
●本部側の指示をタスクとして管理し、進捗状況が把握できる仕組みを整備したい
●店舗数拡大に伴い、アルバイトスタッフも含め、運営方法や会社方針などを継続的に伝えていく仕組みがほしい

解決策

●「STORE+（ストアプラス）」によって閉店処理業務報告の定型化に成功、作業の漏れをなくすことが可能に
●売上金額の差異確認やコミュニケーションの質の向上に貢献
●業務ツールとして機能を集約したことで、現場および本部側の負担軽減を実現

導入効果の概要

本部と店舗での情報伝達手段として「STORE+」を活用、閉店処理のルーティン化や現場からの各種申請、棚割変更などのタスク進捗管理、スタッフ同士の公式なコミュニケーションツールとして活躍。現場業務や本部側の管理負担軽減などに大きく貢献。

課題：店舗と本部の情報伝達、SNSツールでは一方通行でタスク管理も難しい
解決策：使いやすいインターフェースとタスク管理も含めた適切な情報伝達が可能な「STORE+」
導入効果：業務の漏れをフォームで吸収、売上の迅速な確認やコミュニケーションの質向上に貢献
今後の展望：できる限りシンプルな使い方で店舗と本部の情報伝達をさらに強化していきたい

店舗と本部の情報伝達、SNSツールでは一方通行でタスク管理も難しい

2010年に福岡にて創業、スマートフォンやタブレットなど各種デバイスの周辺アクセサリー販売や保護フィルム貼付などの各種サービス、そして飲食店事業などを展開している株式会社グローバルセレクション。スマートフォンに関わる商品・情報のスペシャリスト集団として、より「使いやすく」「楽しい」新たな発見につながる情報を提供しており、ショッピングモールなどを中心に全国50店舗ほどを展開。現在は、店舗の品質向上に取り組むことで、より多くのファンを獲得しさらには中長期的に店舗数を拡大することを目標にかかげ、スマートフォン関連アクセサリー専門店のリーディングカンパニーとして業界を強力にけん引しています。

全国に数多くの店舗を擁する同社では、店舗に対して本部側の意向伝達や運営方法などを周知徹底させるために、毎月本社がある福岡に全国の店長を集めて店長会議を実施し、そのなかで情報共有を行っていました。その後、事業拡大が進むなかで1人の社員が複数店舗を統括するなど店舗運営の方法も様変わりし、店舗によってはアルバイトだけで運営を行う店舗も出てきたのです。そこで、本部と店舗のやり取りのために無償で利用できる企業向けチャットツールを設置し、情報伝達の基盤づくりに取り組んできた経緯があります。

統括本部
店舗運営課課長
山田聡氏

しかし、この方法だと情報が一方通行になってしまいがちで、スレッド内でやり取りした情報を参考に、改善活動につなげるといったことも難しい状況でした。「情報が埋もれてしまっており、せっかくやり取りした情報も生かしきれていませんでした。本部と店舗で情報がキャッチボールしやすいだけでなく、本部側の指示をタスクとして管理し、その進捗状況が把握できるような情報伝達の基盤が必要だと考えていたのです」と語るのは、統括本部店舗運営課課長山田聡氏です。タスク管理については、社内ポータルではタスクの進捗状況が把握できないため、別途簡易的にExcelを使ってまとめるなど、別のツールを活用せざるを得なかったのです。「毎日働くアルバイトばかりではないため、社内ポータルで指示を出したとしても、その情報を見落として期日を守れないケースも散見されていました」。

もちろん、本部と店舗間でZoomなどを活用し、社内ポータル以外でも情報伝達は密に行っていましたが、直接会って話をするよりも伝わりづらさを感じていたと語ります。特にアルバイトが多く在籍している店舗では、短期間でスタッフメンバーが入れ替わりやすいため、運営方法や会社の方針などをきちんと継続的に伝えていく仕組みづくりが求められていたのです。

使いやすいインターフェースとタスク管理も含めた適切な情報伝達が可能な「STORE+」

もともと7万点を超えるアイテムを扱っている同社だけに、在庫管理や売上管理などの基幹システムは自社で構築しています。最終的には、業務管理も含めた自社でのシステム開発が理想的ではあるものの、短期間でのコミュニケーションシステムの構築は現実的ではないと判断し、店舗運営において効率的に管理できるパッケージを中心に基盤づくりを検討することに。そこで出会ったのが、ユニリタが提供する店舗運営管理ツール「STORE+」でした。

実際には複数のソリューション、具体的に企業向けチャットツール機能で店舗とコミュニケーションが可能になる企業向けチャットツールなどにもトライしたものの、お知らせなどが一方通行になってしまい、期日を設けたタスク管理なども十分ではなかったと振り返ります。そのなかで注目したのが、アルバイトでも使いやすいインターフェースを持つ「STORE+」でした。

「『STORE+』は、各店舗に依頼したタスクがきちんと期日を設けて管理でき、カレンダーとの連動も視覚的に分かりやすい。加えて、要件ごとにグループが設定できるため、そのなかでメッセージがやり取りできます。確かに個人チャットツールの延長として企業向けチャットツールは使えるものではありますが、50店舗ほどを管理する本部の立場からすれば、『STORE+』のほうが管理しやすい。店舗スタッフの目線でも、スマートフォンのアプリやPCのWeb画面が分かりやすいと評判でした」と評価します。ラインセンスについても、スタッフごとにアカウントが持たせやすく、閲覧履歴や指示したタスクの確認状況などが把握しやすかったと語ります。

結果として、店舗に対する情報伝達やタスク管理の仕組みとして、「STORE+」が採用されることになったのです。

「STORE+」画面イメージ

業務の漏れをフォームで吸収、売上の迅速な確認やコミュニケーションの質向上に貢献

現在は、社員やアルバイトを含めた700名ほどが本部と店舗間での情報伝達やタスク管理の基盤として「STORE+」を利用しており、主には店舗において行われる業務の閉店処理に活用しています。具体的には、事前作成された報告内容のフォームから、1日の売上や清掃の状況などを本部に通知し、翌朝本部側でその内容を確認、不備があれば指摘しながら店舗運営業務の品質向上に努めるといったものです。また月1回ほどのペースで行われる棚割変更の指示をタスクに落とし、進捗状況を適宜本部側で把握しながら、変更後の棚割写真を添付して報告してもらうといったタスク管理の基盤としても活用しています。さらに、お知らせ機能にて人事関連の連絡やトラブル報告の共有なども行っています。なお、制服申請フォームや従業員情報変更フォームなどを個別に作成し、店舗から本部へ簡単に申請できるよう申請ツールとしても工夫が施されています。

概要図

他にも、スタッフ同士が連携しやすいよう「STORE+」のメッセージ機能を利用して、グループを個別に作成してメッセージのやり取りを行っています。「以前は個人のチャットツールアカウントで店舗スタッフ間のグループをつくり、コミュニケーションしていたようですが、本部側ではどんな会話がやり取りされているか把握できない状況でした。今は『STORE+』のメッセージ機能を社内公式のメッセージツールとして設定し、やり取りは全て本部側も関与するようにしています。

業務報告に必要な項目をフォーム化したことで、アルバイトであっても閉店時に行うべき作業の漏れをなくすことができるようになるなど、業務の品質維持に大きく貢献しています。また複合施設内に店舗を構えているケースでは、自社のレジとともに施設側の端末にも売上情報を入力する必要があり、入力間違いなどが発生することも。「施設側からは半月に1回程度しか情報が来ないため、ズレがあった場合は過去にさかのぼって確認するなど多くの手間がかかっていました。今は『STORE+』で毎日売上情報を入力してもらい、クレジットカードや電子マネーなど支払方法や金額の差異も日々確認できるようになりました」と山田氏。

また「STORE+」のメッセージ機能をスタッフ同士のコミュニケーション基盤にしたことで、本部側でも内容が適切に把握でき、誤ったメッセージが全店舗に伝わってしまうリスクが回避できるようになったことも大きな効果の1つだと山田氏は力説します。「表現が適切でない情報が全店舗に向けて発信できてしまう状態では、現場に悪影響を与えてしまう可能性もありました。今は店舗運営にとって適切なコミュニケーションが図れるようになり、店舗の特性ごとに最適な指示が可能になっています。きちんと垣根を設けることで店舗スタッフも書き込みやすくなるなど、コミュニケーションの質の向上に役立っています」。

他にも、以前はWordやExcelなどのOfficeアプリケーションをはじめ、Gmailやスプレッドシートなど多様なツールを業務に利用していましたが、多くの機能を「STORE+」に集約したことで、現場の負担軽減にもつながっていると評価します。「用途ごとにツールを使い分けずに済むようになり、現場の負担軽減につながっています。説明書のないiPhoneのように、『STORE+』はアイコンだけで役割を示し、直感的に目的にたどり着くことができる。とても使いやすいですね」と山田氏。

ユニリタについては、導入後も定期的なミーティングを通じて課題を共有する機会が設定されており、機能改修も含めて手厚い支援が継続していると高く評価しています。「業務をルーティン化するためにも、時間指定で情報をアップするような発行予約機能が欲しいと希望を出したところ、次のアップデートで実装していただくことができました。このような、顧客の声に真摯に耳を傾ける姿勢は高く評価できます」。

できる限りシンプルな使い方で店舗と本部の情報伝達をさらに強化していきたい

すでに稼働して１年あまりが経過していますが、今後も業務指示やメッセージのやり取り、タスク管理、各種申請といった使い方を中心に、あまり機能を持たせすぎずにシンプルに使っていきたいと語ります。「現場のスタッフからすれば、『STORE+』を使っているという意識はありません。その意味では、標準機能であっても使っていないものはメニューから外したり、現場へ指示するタスク管理はもっとルーティン化していったりなど、できる限りシンプルにしていきたい」と山田氏。

また、店舗ではシフトの関係で営業時間の途中から出勤するスタッフメンバーもいるため、現在ルーティン化できている閉店処理だけでなく、朝当番時の業務や週次、月次での業務ルーティン化に向けたフォーム構築を進めていきたいと語ります。「現場スタッフに対する教育の負担軽減はもちろん、時間によって自動的に繰り返し指示が出せるような機能が追加できれば、本部側の負担も減るはずです。15時に報告して欲しい項目について、今はこちらから指示を出して入力してもらっていますが、システムにて自動的に通知することで、15時に管理画面を開けば進捗状況がグラフで可視化できるようになるはず。『STORE+』の機能改善も必要ですが、最終的にはそんな仕組みに進化させていきたい」と期待を込めて今後について語っていただきました。

社名	株式会社グローバルセレクション
事業内容	・スマホアクセサリー販売事業・スマホライフコンシェルジュサービス事業・飲食・FC事業
設立	平成22年9月29日
従業員数	約700名
URL	https://globalselection.jp/