店舗運営を効率化するグループウェアとは？
店舗運営、特に多店舗を展開している多くの経営者やマネージャーにとって、業務の効率化は喫緊の課題なのではないでしょうか。
そこでご提案したいのが、主にバックオフィス業務を効率化してくれるグループウェアの活用です。
本コラムでは、グループウェアの活用メリットや導入ポイントなど、グループウェアの導入検討時に役立つ情報をまとめてお伝えいたします。
グループウェアとは？
グループウェアとは、業務に関連するメンバー同士のスケジュールやタスクなどの情報を共有するためのソフトウェアのことで、ほかにもメンバー同士でコミュニケーションを取ったり、ワークフロー機能がついていたり、会議室など施設の予約が行えたり、ToDo管理といったことまでが一元的に行えます。
店舗におけるグループウェアの主な機能
一般的なグループウェアは対象が個人となりますが、店舗におけるグループウェアでは店舗単位での情報伝達、指示、管理が中心となります。
店長・店舗スタッフ向けの主な機能
お客様への接客に忙しく事務作業する時間が十分取れないので、効率のよい情報取得・コミュニケーションが必要になります。
掲示板機能
店舗に共有したい情報を掲示板に掲載することで、従業員が確認できる機能です。全店舗に全ての情報を掲示するのではなく、店舗に必要な情報だけを掲示することで、店舗は効率よく情報収集が可能になります。
タスク機能
本部・エリアマネージャーから店舗への業務指示を管理する機能です。指示内容を一覧で確認することで実施・未実施の指示がどれなのかを把握しやすくなります。指示に期限やカテゴリが設定できるものであれば、さらに把握がしやすくなります。
チャット機能
店舗内や店舗間、本部とのメッセージの送受信や共有ができる機能です。簡単にコミュニケーションがとれ、同時に多人数とコミュニケーションを取ることが可能です。
ファイル共有機能
店舗、業態、ブランドごとに資料やドキュメント、写真を整理して格納し、共有できる機能です。最近では、教育・トレーニングの一環として動画配信ができるものもあります。
本部・エリアマネージャー向けの主な機能
店舗全体、またはエリアごとに俯瞰して店舗の運営状況を把握する必要があります。。
状況確認俯瞰機能
発信した情報の確認状況や指示した作業の作業状況を可視化する機能です。情報未確認・指示未実施の店舗へのフォローを効率的に行うことができます。
データ収集機能
店舗からの定型的な情報をフォームなどを利用しデータを収集する機能です。効率的にデータを収集することができます。
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店舗でグループウェアを活用するメリット
グループウェアはさまざまな業種で活用されていますが、ここでは店舗運営にグループウェアを活用する主なメリットを5つご紹介いたします。
店舗の状況を簡単に把握できる
本部では、各店舗の売上や在庫状況、シフトといったさまざまなリアルタイムの数値を把握・分析して経営判断を行う必要があります。ここで、グループウェアが力を発揮します。
さまざまな情報をグループウェア上に集約し、共有することで、本部側ではスピーディな経営判断につながり、店舗側でも他店舗との比較などから自店舗の状況を把握し、素早い改善が行えるようになります。
また、アンケート調査を実施し、データを分析する機能が付いているグループウェアもあり、各店舗の施策の実施状況や効果、顧客からのリアルな声を集計して店舗改善につなげられます。
店舗への指示がスムーズに行える
グループウェアを導入していないケースでは、各店舗への指示が、メールだったりFAXだったり書面だったりとバラバラになってしまうことが多く、指示を出す方はそれほど気にならなくても、受け取る側の店舗では対応が煩雑になり、業務負担が肥大しがちです。 そこでグループウェアのお知らせ機能などを使って指示を出せば、店舗側もグループウェアをチェックするだけで済むようになります。
さらに、指示内容について各店舗での閲覧状況を把握できる機能が付いているものも多く、指示を出しっぱなしにするのではなく、きちんと指示が伝わっていることまで確認できます。
効率よく接客などのスタッフ教育が行える
店舗向けのグループウェアに付いているテスト機能や、動画共有機能を活用することで、店舗スタッフは隙間時間を使って効率よく接客知識や商品知識などを習得できます。
現場のノウハウやアイデアを横展開しやすくなる
店舗向けのグループウェアには、動画や音声、画像などのファイルを共有できる機能が付いているものも少なくありません。
こうした機能を活用すれば、一店舗で実施して効果のあった販促などをほかの店舗に横展開するのも簡単です。
スタッフ同士のコミュニケーションを活性化させられる
スタッフ同士で感謝の気持ちを贈り合う機能が付いているグループウェアもあります。
また、店舗間でグループウェア上でミーティングやディスカッションが行えるチャットルーム機能が付いているものも。
これらの機能を利用することで、店舗内または店舗間でのスタッフ同士のコミュニケーションを活性化ができるようになります。
店舗でグループウェアを導入するためのポイント
このように店舗運営でメリットの多いグループウェアですが、実際に導入・運用する場合は、どのような点に気を付けたら良いのでしょうか？
ここでは、店舗運営にグループウェアを導入する際、運用を起動に乗せるポイントを2つに絞ってご紹介いたします。
店舗スタッフに受け入れられやすいシンプルなUIのグループウェアを選ぶ
グループウェアと一口にいってもさまざまな種類がありますが、まず大前提として「店舗運営に特化したグループウェア」を選ぶ必要があります。
その上で、普段、あまりデスクワークがなく、ツールの操作に慣れていない店舗スタッフにも受け入れられやすいシンプルなUI（ユーザ・インターフェース）のグループウェアを選定することが大切です。
あまり複雑なUIだと、「操作が難しそう」「とっつきにくい」といった印象を与えてしまい、定着しない恐れがあるからです。わかりやすいシンプルなUIは、大きなポイントになるでしょう。
また、最近ではモバイル端末の普及に伴い、タブレットなどスマートデバイスに対応したものが望ましいです。
店舗スタッフが入力しやすい機能が付いているものを選ぶ
本部の従業員であれば、一日中パソコンに向かってデスクワークを行うこともあるでしょう。入力項目が多くても、それが自分の仕事だと割り切って入力作業をこなしてくれるかもしれません。
しかし、パートやアルバイトの多い店舗スタッフの場合、入力作業が煩雑だと敬遠して入力しなくなってしまう可能性が高いでしょう。グループウェアでの作業以外よりも接客や品出し、料理の仕込みなどの業務が忙しく、そちらを優先してしまう傾向があるからです。
そこで、プルダウンメニューやラジオボタンの中から選択するだけで済む項目が多かったり、文章で打ち込む代わりに画像を撮影してアップロードできる機能が付いていたりと、入力作業が軽減されるグループウェアを選ぶことが大切です。
店舗スタッフにグループウェアを利用するメリットを実感してもらう
せっかく選定に時間をかけ、費用をかけて導入したグループウェアも、実際に現場の店舗スタッフが活用してくれなければ効果も半減です。
そこで、導入初期の段階で店舗スタッフにグループウェアを利用するメリットを実感してもらう必要があります。
これまでの業務をグループウェア上で行うことで、作業負担が軽減されるとか、ミスが減らせるとか、短時間で済ませられるといったメリットを説明し、実際にその効果を体感してもらうプロセスが重要です。
導入直後に、店舗スタッフ全員にグループウェアに実際に触れてもらいながらの操作講習を行いましょう。
＞＞【事例】店舗運営に特化したツールだからこそITに不慣れな現場にも浸透｜内野株式会社様
まとめ
グループウェアを活用することで、管理業務を削減し、ほかのタスクに時間を割く余裕が生まれます。
また、伝達ミスの防止にもつながり、これまで以上にコミュニケーションの活性化を図ることが可能です。
店舗運営を行っている経営者やマネージャーの方は、業務の効率化を図るために、グループウェアの導入を検討してみてはいかがでしょうか？
| この記事は、2021/4/27に投稿した内容を2022/10/12にリライトしたものです。 |
お困りごとがありましたら、お気軽にご相談頂ければと思います。
執筆者情報：
ユニリタ STORE＋チーム
株式会社ユニリタ ビジネスイノベーション部
多店舗管理ツール「STORE＋」のプロモーション担当チームです。
コミュニケーション情報を蓄積・共有・活用するシステムに長年携わってきたメンバーが、多店舗・多拠点の管理に課題を持つ方に、役立つ情報をわかりやすく発信することを心がけています。
