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動画マニュアルを作成するメリットと作成するポイント・コツ

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動画マニュアルを作成するメリットと作成するポイント・コツ

動画マニュアルとは、標準的な仕事の手順や、製品・サービスの使用方法などを動画でわかりやすく説明したものです。動画マニュアルは、従来の文章で作成されたマニュアルに比べてわかりやすく、気軽に視聴できるメリットから、近年、複数店舗を運営する企業のスタッフ教育に取り入れられています。

本記事では、店舗を運営する企業に向けた動画マニュアルの種類や作り方のポイント、動画マニュアルを作成するメリット・デメリット、動画マニュアルを活用した企業の事例をご紹介します。

 

 

動画マニュアルを作成するメリット

動画マニュアルとは、従来の文章型のマニュアルに対し、動画でわかりやすくまとめられたマニュアルのことです。
動画マニュアルの活用シーンは主に2つあります。ひとつは、企業が標準的な仕事の進め方や機器・製品の扱い方を社員に教育したい場合。もうひとつはメーカー等が顧客(購入者)に向けて商品の組み立て方や操作法・設定法をわかりやすく説明する場合です。

特に、企業のスタッフ教育で使われるマニュアルの場合、従来の文章型のマニュアルには限界がありました。
「元気に」「笑顔で」など、言葉で表現しても読む人の捉え方で変わってしまう内容は、サービスの均質化には向きません。また、外国人の働き手も増えるなか、言語に依存した文章マニュアルだけでは理解しにくい内容もあるでしょう。
このような観点から、「誰でもわかりやすい」「視聴しやすい」動画マニュアルが多くの企業で活用され始めています。

 

動画マニュアルの種類

動画マニュアルの種類には、業務手順マニュアル、営業マニュアル、研修マニュアル、接客マニュアル、製品チュートリアルなどがあります。マニュアルの種類は、従来の文章型マニュアルと大きく変わりませんが、動画マニュアルにすることで、より理解しやすくなるなどのメリットがあります。

●業務手順マニュアル
店舗を運営する企業でもっともニーズが高いのが業務手順マニュアルです。動画では、調理の仕方・ディスプレイの仕方・清掃の仕方などをわかりやすく伝えることができます。アルバイト・パートも含めた多くのスタッフに、業務手順を定着させるには「わかりやすさ」と「繰り返し見られる」ことが重要です。

●営業マニュアル
主に企業の営業スタッフに向けて、営業のプロセスやテクニック、考え方などを伝えるためのマニュアルです。文章型のマニュアルは、何度も見返すことが億劫になりがちですが、動画マニュアルを社員用ポータルサイトや社内ネットワーク上に公開し、いつでも見られるようにすることで、社員の継続的なスキルアップを図ることができます。

●研修マニュアル
テレワークが進むなか、新人研修や入社時研修などの効率化にも動画マニュアルが役立ちます。また、新人だけでなく、指導者向けの研修、マネジメント層向けの研修、ハラスメント研修、ガバナンス研修など、会社で必要なさまざまな研修を動画マニュアルにすることができます。

●接客マニュアル
接客マニュアルも、動画にすることでより具体的なシーンをイメージしやすくなります。接客では声のトーンや表情も重要ですが、文章で「笑顔で、元気に」と書かれていて具体的なイメージは湧きません。映像マニュアルにすることで、よりリアルな対応を、印象深く伝えることができます。

●製品チュートリアル
店舗で組み立て・操作・設定等が必要な商品を販売する場合、機器を扱う場合には、アルバイト・パートを含めたスタッフに正しい使い方を伝える必要があります。動画マニュアルであれば、新人スタッフでも短い時間で操作・設定を習得することができます。

 

動画マニュアルの作り方のコツ

ここからは動画マニュアルを作成するためのコツをご紹介します。動画マニュアルを作成する際に注意したいポイントもまとめていますので、ぜひ参考にしてください。

ターゲットを絞り込む

店舗マニュアルと一口にいっても、接客を担当するスタッフ向けなのか、事務を担当するスタッフ向けなのかで、作り方が変わってきます。
単に、業務内容が異なるということだけではなく、視聴するペルソナが異なってきます。
もしも、店舗の全従業員に共通のマニュアルを作成するとしても、たとえば、他店の従業員と自社の従業員では、人物像が異なるはずです。まずは、動画マニュアルを視聴するターゲット像を明確にし、どのようなマニュアルなら伝わるかを検討しましょう。

撮影時はさまざまなアングルから撮る

撮影した動画には、編集という工程が待っています。
編集の段階で、「やっぱりここは裏側からの映像の方がわかりやすそうだ」などと気が付いてから撮影し直すのでは、余計な工数がかかってしまいます。
撮影の段階では、実際に使用する以上にさまざまなアングルから撮影しておきましょう。

ナレーションやテロップは簡潔に

ついつい、あれもこれも説明したくなってしまうかもしれませんが、ナレーションやテロップはあくまでも映像を補足するものと捉え、簡潔なものを入れましょう。
ただでさえ、情報量の多い動画です。文字情報が多すぎると、かえって頭に入ってきません。視聴する従業員の立場に立って、わかりやすい短い表現を心がけましょう。

動画マニュアルを作成する際の注意点

動画マニュアルを作成する際には注意点もあります。制作のコツをおさえたうえで、以下のポイントにも気をつけましょう。

●長すぎないようにする
従業員に守って欲しいルールや伝えたいことはたくさんあるかと思いますが、何でも詰め込んでしまうと、見る側もげんなりしてしいます。動画マニュアルはコンパクトにまとめ、飽きずに集中して視聴できる長さにしましょう。どうしても長くなってしまう場合は、前後編に分割するという手もあります。

●指示語を明確にする
「このレバーを引きます」などの指示語を使う場合は、編集段階でテロップやナレーションのほかに、矢印や囲み線などを入れ、具体的にどこを指しているのかわかるような工夫を行いましょう。

【関連記事】
店舗マニュアルの重要性と作成のコツ ~複数店舗所有ならば必見です~

 

動画マニュアルを活用するメリット

従来の文章型のマニュアルと比べて、動画マニュアルには動画ならではのメリットがあります。動画マニュアルの具体的なメリットをいくつかご紹介します。

紙マニュアルでは表現できない「動き」を見せられる

店舗マニュアルには、業務の手順を伝える内容が多いですが、紙のマニュアルでは写真や図を使って説明するしかありません。
しかし、動画マニュアルなら、実際の動きをそのまま見せられます。細かい部分はズームにして撮影したり、実際の映像と図式化したイラストなどを織り交ぜたりして説明でき、理解しやすいマニュアルを作成できるため、従業員の高い習熟が期待できます。

マニュアル内容の定着を高められる

動画は、繰り返し再生することができます。従業員が一度視聴して理解できなかった部分や難しい部分は、何度も視聴してもらうことで、マニュアル内容の定着を促すことができます。

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印刷コストを削減できる

紙のマニュアルを作成する際は、印刷会社に依頼するなどして紙に印刷する必要があります。このため、紙代や印刷代などのコストがかかってきます。
一方、動画マニュアルなら、データを動画共有サービスなどにアップロードすれば視聴してもらえるので、印刷コストを削減できます。

好きな時間に視聴してもらえ、従業員の満足度を高められる

動画マニュアルの共有方法にもよりますが、従業員が店舗外にいても動画マニュアルにアクセスできるようにしておけば、従業員は休日などの時間があるときに動画マニュアルを視聴できます。
たとえば、「作業内容を復習したいが、早く帰らなければならない」といった場合も家で都合の良い時間にマニュアルを視聴してもらうことが可能です。

また、利用する動画共有サービスによっては、スマホからでもアクセス可能なため、パソコンを所有していない従業員でも自宅などから動画マニュアルを視聴できます。
こうした利便性を提供することで、従業員の満足度向上につながるでしょう。

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マニュアルの習得度を把握できる

従業員のマニュアルの履修状況や習得度を把握できることもメリットのひとつです。
これは、使用する動画共有サービスに、ログ情報の取得機能が付いていることが前提となります。ログ情報から、誰がどのマニュアルをいつ、どのくらい視聴したかを知ることができます。
視聴したからといって、必ずしも内容を理解しているとは言い切れませんが、ひとつの目安となるでしょう。

 

動画マニュアルを活用するデメリット

多くのメリットがある一方、動画マニュアルにはデメリットもあります。動画マニュアルのデメリットも把握したうえで、有効な活用方法を模索しましょう。

制作に時間とコストがかかる

文章型のマニュアルであれば、パソコンひとつで文書ファイルを作成できますが、動画マニュアルは制作するのにより多くの手間とコストがかかります。
動画制作には、企画・撮影・編集・音響効果などのプロセスがあり、多くの場合、映像制作会社などに外注が必要になるでしょう。「時間やコストをかけてでも動画にした方がいい内容」と「すばやく、コストをかけずに文書で配布した方がいい内容」を切り分けることが重要です。

視聴環境を整えなければならない

スマートフォンやタブレット端末での動画視聴が当たり前になった昨今ですが、従業員に動画マニュアルで学習することを義務付けるのであれば、スタッフがスムーズに閲覧できるような環境も整えなければなりません。店舗のインターネット環境、端末の配備はもちろん、アクセス可能な環境の制限、運用ルールの作成などセキュリティ面にも考慮する必要があります。

細かな規則や仕様を伝えるのには向かない

動画は動きや周囲の情報も含めた全体像を伝えるのに適している一方で、長い文章を読ませたり、記憶させたりするのには不向きです。細かな規則や何度も参照する一覧(リスト)などは、文書のファイルをつけて補足するなどした方がいいでしょう。

【関連記事】
店舗マニュアルが生む弊害。コミュニケーションの重要性

 

動画マニュアルの活用例

店舗マネジメント支援サービス「STORE+(ストアプラス)」を利用いただいている企業のなかから、動画マニュアルの具体的な活用アイディアをご紹介します。

内野株式会社様

タオルを中心に、パジャマ・ルームウェアなど肌触りの優しい生地を使用した商品を提供している内野株式会社では、本部と店舗のコミュニケーションを円滑に行うため「STORE+」を導入しています。同社は、本部からの業務指示や店舗間の情報共有にSTORE+を活用していますが、今後は動画配信やファイル共有が簡単にできるSTORE+の機能を活用し、トレーニングツールとしても活用していきたいと考えられています。

「たとえば、動画ファイルを共有して商品説明や接客手法など詳細な情報を学んでもらうなど、トレーニングツールとして『STORE+』を活用していければと考えています。何か分からないことがあれば『STORE+』を見れば何とかなるような環境にまで持っていきたいです」

【関連記事】
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まとめ

これまで、マニュアルといえば紙に印刷されたものが一般的でしたが、最近では動画マニュアルを活用する企業・店舗も増えています。

動画マニュアルは、上記でご紹介したような責任者や管理者にとってのメリットだけではなく、「理解度が高まりやすい」など、スタッフにとってもメリットが多くあります。

これから新たにマニュアルを作成する店舗様、既存のマニュアルを改訂する予定のある企業様などは、動画マニュアルの作成に挑戦してみてはいかがでしょうか。

videoIcon
https://www.youtube.com/embed/xkyXF_9abME

内野株式会社 様

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お困りごとがありましたら、お気軽にご相談頂ければと思います。

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著者イメージ

執筆者情報:

ユニリタ STORE+チーム

株式会社ユニリタ ビジネスイノベーション部

多店舗管理ツール「STORE+」のプロモーション担当チームです。
コミュニケーション情報を蓄積・共有・活用するシステムに長年携わってきたメンバーが、多店舗・多拠点の管理に課題を持つ方に、役立つ情報をわかりやすく発信することを心がけています。

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